Casi 30 años dedicados a nuestros clientes
Gestión documental oficina Cádiz
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión documental (DMS) es una solución de software para almacenar, gestionar y controlar el flujo de documentos dentro de una empresa. Es un método de almacenamiento de documentos digitales y fotografías en un área centralizada a la que los empleados pueden acceder rápidamente y sin esfuerzo.
Las copias en papel están pasando a un segundo plano, ya que la necesidad de organizar la información es cada vez más crucial para el éxito de un número creciente de empresas. El sistema de gestión documental debe contar con algunas funciones clave para organizar, compartir y agilizar el flujo de trabajo de forma eficaz.
Tanto si se trata de una pequeña empresa local como de un conglomerado mundial, la forma de gestionar sus documentos tiene un impacto directo en la eficiencia con la que lleva a cabo sus negocios.
Document Management, el servicio de gestión de documentos de Ricoh, está aquí para ayudarle a gestionar y supervisar su entorno documental. Proporcionamos un conjunto escalable e integrado de aplicaciones y tecnologías que funcionan conjuntamente para facilitar el control de los documentos.
Nuestros clientes han ahorrado hasta un 40% en gastos operativos directos después de utilizar nuestra solución, además de satisfacer los objetivos de seguridad, sostenibilidad y cumplimiento.
¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental?
Digitalización de documentos
Trabajar con un sistema de gestión de documentos requiere la digitalización de los documentos en papel. Los documentos físicos se convertirán en equivalentes digitales y se guardarán en una ubicación central con la ayuda de un escáner. Este método puede ser largo y costoso, pero es necesario para el buen funcionamiento del sistema.
Protección de la información
Muchas empresas siguen guardando sus documentos en archivos físicos, lo que aumenta el riesgo de que un archivo se pierda o se dañe. Este es un problema que el DMS resuelve. El riesgo de perder documentos en papel disminuye considerablemente al crear copias digitales de los mismos. Como resultado, la empresa puede operar con confianza sabiendo que todos sus datos están almacenados de forma segura en el mismo sistema, lo que puede permitir la recuperación de datos en caso de desastre, entre otros beneficios.
Compartir documentos
Muchos documentos se crean con la intención de ser compartidos. Las soluciones de gestión de documentos facilitan esta tarea. Los documentos pueden entregarse tanto interna como públicamente creando grupos o teniendo acceso ilimitado al lugar central. Diferentes grupos externos a la empresa (proveedores, clientes, etc.) pueden acceder a los documentos necesarios para la relación que mantienen con la empresa. No hay necesidad de pequeñas memorias USB o correos electrónicos con diferentes versiones de un documento utilizando esta capacidad.
Colaboración en un documento
Existen métodos que permiten que numerosos usuarios trabajen en el mismo documento al mismo tiempo mientras se aloja de forma centralizada. Los empleados pueden ver un resumen de un documento en cualquier momento y hacer cambios si es necesario. Como resultado, la colaboración de documentos facilita que los empleados compartan ideas e información. Los problemas de colaboración documental pueden seguir existiendo en la organización si el sistema de gestión documental no está totalmente integrado. La Guía de Gestión Documental aborda los problemas más frecuentes que experimentan las empresas cuando intentan maximizar los beneficios de la colaboración documental.
El entorno es ideal.
Hay una gran cantidad de vías a través de las cuales la información llega a las empresas. Por ello, enormes cantidades de datos permanecen desestructurados y dispersos en los distintos sistemas de una empresa. Un sistema de gestión documental centraliza y organiza toda la información generada por las operaciones diarias de la empresa. Mediante un marco de permisos, la organización decidirá qué empleados tienen acceso a los documentos almacenados en ese lugar.
Agilizar el procesos
Los flujos de trabajo pueden transformarse en procesos más eficaces y productivos con la ayuda de un DMS. El sistema proporcionará una visión global de las operaciones de trabajo de la empresa mediante la automatización de funciones. Esta gestión de procesos permitirá a la organización hacer un seguimiento de las actividades incompletas, rastrear el trabajo que se ha completado previamente y automatizar las operaciones repetidas, todo lo cual ahorrará tiempo.