Si su empresa es como la mayoría, entonces tiene secciones de su oficina dedicadas al almacenamiento de registros. Podría estar en docenas de archivadores, el sótano, una sala de registros completa o montones de dibujos en cajones largos. Tal vez esté en todos esos. Pero hay algo que puede ayudar con algunos beneficios importantes: La digitalización de documentos.
Al digitalizar sus documentos en archivos digitales, obtiene algunos beneficios importantes para su organización. Siga leyendo mientras cubrimos algunos de los beneficios básicos y extensos.
Beneficios básicos de la digitalización de documentos
1. Reduzca costes, aumente la productividad y mejore el acceso a información clave
Estas son las tres razones más comunes por las que las personas consideran digitalizar sus documentos. La decisión generalmente se debe a la pérdida de tiempo en el archivador o al extravío accidental de documentos.
Una encuesta de AIIM (Association for Intelligent Information Management) encontró que, en promedio, toma 37 minutos encontrar una copia en papel de un documento en un archivador. Esos son 37 minutos que podrían dedicarse a ayudar a un cliente, realizar una venta o mejorar la empresa, pero en cambio, se están utilizando para localizar un solo documento.
Tener sus archivos escaneados y ubicados en un sistema centralizado de administración de documentos le permite hacerlo en menos de 25 segundos.
No solo puede obtener información clave más rápido, sino que tampoco tiene que gastar dinero en almacenar registros (en el sitio o fuera del sitio), no necesita comprar cajas o archivadores habitualmente, y no tendrá que pagar por los costes asociados con la impresión y el envío de registros.
2. Auditorías, descubrimientos y cumplimiento más rápidos
Las organizaciones y departamentos que están sujetos a auditorías, demandas de descubrimiento y consultas de la Ley de Libertad de Información (FOIA) se beneficiarían enormemente del escaneo. Si se ocupa de estas solicitudes, sabe que a menudo son de alto perfil y extremadamente urgentes.
Entonces, ¿cómo se reduce el tiempo de recuperación de información? Archivos digitales con capacidad de búsqueda de texto. Una estrategia de digitalización debe ser una parte clave del plan de evaluación de riesgos de su agencia. Los registros digitales son fáciles de almacenar y buscar. Pueden ayudarlo a cumplir rápidamente con las solicitudes y evitar multas y publicidad negativa.
Nuestros clientes han visto reducidos los tiempos de auditoría en un 80 % una vez que se escanearon sus registros.
3. Mejor conservación de datos
Si bien los libros raros y los documentos antiguos son excelentes para fines de investigación, tampoco querrá manipularlos demasiado.
Al escanear estos elementos históricos, junto con cualquier registro que sea importante pero que se vuelva frágil por el paso del tiempo, preservará esta información digitalmente. No importa qué tipo de investigación haga usted, un empleado, un cliente o un patrón, no tendrá que preocuparse de que manejen materiales delicados.
Los archivos digitales también mantienen su información segura en el caso (con suerte poco probable) de un incendio, una inundación u otro desastre natural.
4. Recuperación ante desastres
Y hablando de desastres naturales, los registros en papel son vulnerables a varias amenazas. Se realizan copias de seguridad de los datos de los sistemas informáticos, pero no existen copias de seguridad de los registros en papel. Debido a la falta de respaldo, la mayoría de las pequeñas empresas afectadas por un desastre natural nunca se recuperan. Digitalizar sus archivos debe ser parte de su plan de continuidad comercial .
Al digitalizar sus archivos y almacenarlos en un sistema de gestión de documentos basado en la nube (o tener una copia de seguridad en un servidor externo), puede recuperarse del desastre con una interrupción mínima para sus clientes. Los documentos electrónicos le permiten enviar rápidamente todos los archivos necesarios a su compañía de seguros o al gobierno.
5. Más espacio en tu oficina
Es un poco obvio, pero si no tiene cajas y archivadores por toda su oficina, puede recuperar y reutilizar esa superficie cuadrada. Con sus documentos en papel escaneados y almacenados en un servidor o en la nube, probablemente encontrará que tiene más espacio en su oficina de lo que pensaba. Esto puede significar que si se ha estado quedando sin espacio en su oficina, no necesita mudarse después de todo.
Si desea mudarse a una nueva oficina, ¿por qué llevarse todo ese papel? Más del 30 % del trabajo de escaneo que recibimos se basa en una mudanza o reubicación porque almacenar registros en papel en bienes raíces de primera es costoso.
6. Mayor seguridad
Puede almacenar sus registros bajo llave, pero ¿son realmente tan seguros como podrían ser? Los archivadores y las salas de registros se pueden dejar desbloqueados y ¿hay algo que realmente impida que alguien mire a su alrededor?
Una gran ventaja de los documentos digitales es que pueden protegerse con contraseña, cifrarse y almacenarse de forma segura en la nube. Los sistemas brindan acceso de seguridad según la red, las credenciales del usuario y el tipo de documento. También se realiza un seguimiento de toda la actividad del sistema. Esto significa que no necesita preocuparse por el acceso no autorizado a archivos legales, documentos de empleados y/o información de clientes.
¿Cómo rastrea el uso en un sistema basado en papel? ¡No puedes!
Otra ventaja de un buen sistema basado en la nube es que los datos se respaldan regularmente y se monitorean las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Esto significa que no perderá nada valioso y los usuarios con los permisos adecuados pueden acceder a estos datos en cualquier momento.
Ahora que hemos cubierto los beneficios básicos, continuemos con los beneficios extensos.
Amplios beneficios del escaneo de documentos
1. Apoyar la transparencia y la apertura
Los procesos en papel pueden ralentizar el negocio y molestar a los empleados. Después de todo, ¿hay algo peor que trabajar en una factura o solicitud solo para descubrir que alguien más comenzó a trabajar en ella hace media hora? ¿O para enterarse de que está trabajando en un documento que tiene varias revisiones?
Cuando todos pueden acceder a la información que necesitan, sin preocuparse de que esté desactualizada o sea incorrecta, mejora la moral y la productividad. Los registros digitales también son esenciales para los equipos remotos o distribuidos para que todos trabajen con una recopilación de información.
Y la transparencia no se limita a los empleados: ¡también es buena para sus clientes! Los registros se pueden utilizar para mejorar la experiencia del cliente y, al mismo tiempo, empoderar a los empleados para que brinden niveles de servicio más altos. Los registros escaneados también son muy fáciles de publicar en línea cuando el intercambio de información es valioso y apropiado.
Retener agresivamente el acceso a los registros tiene el efecto contrario. Los empleados valiosos, así como los socios y clientes, pueden sentirse desconectados y menos valorados.
2. Reduzca su huella de carbono
El escaneo de documentos no solo es bueno para su negocio; proporciona sostenibilidad y beneficia al medio ambiente. Disminuir su dependencia del papel disminuye la huella de carbono de su empresa y ahorra papel, árboles y el medio ambiente.
¿Sabía que el oficinista promedio maneja más de 10,000 hojas de papel cada año ? Tener sus documentos escaneados significa que se pueden enviar por correo electrónico o acceder a ellos en línea, lo que significa que ya no necesita copiar, imprimir o enviar solicitudes por correo.
También debe buscar cómo eliminar completamente el papel de su oficina. Para empezar, puede invertir en escáneres para truncar el papel a medida que llega. También puede convertir formularios en papel en formularios electrónicos . ¡Esto no solo elimina el papel, sino que también mantiene su información más segura!
Ahí lo tiene: nueve beneficios que su empresa obtendrá cuando escanee sus documentos. La idea de no más cajas llenas de papel o archivadores y todos estos beneficios tiene que sonar atractivo, ¿verdad?
Muchas organizaciones con las que nos hemos reunido tienen reservas sobre el proceso. Lo mejor que puede hacer es ponerse en contacto con una empresa de escaneo de documentos (¡como nosotros!) y ver si escanean una muestra gratis . Una buena compañía también pondrá su muestra en un sistema de demostración para que pueda realizar una prueba de manejo y comprender realmente los beneficios del escaneo.
Si necesitas más información sobre los nuevos modelos de equipos de impresión de Ricoh solo tienes que ponerte en contacto a través de cadiz@ricohcadiz.es o algeciras@ricohcadiz.es
